商務會議是一種商業性很強的會議，參加會議的人包括公司的法定代表人或高級管理人員，因此商務會議對會議環境的要求非常高。那么，對于這樣一項重要的業務，會議策劃應該做些什么呢?它的詳細過程是什么?

　　1.會議的準備。

　　會議策劃的業務計劃要盡快決定，一個優負責的團隊會把業務會議中所有需要準備的具體事項做一個完整的清單，從場地的選擇到食宿交通都能清晰的體現出來。只有在會前認真準備，才能保證會議的完整。

　　2.會議時間通知。

　　商務會議的時間一般由主辦方決定，所以會議時間確定后，要及時通知參加會議的公司和個人，通過發送邀請函的方式。邀請函要反映商務會議的主題，受邀者的信息也要寫清楚，要仔細核對，防止出錯。

　　3.安排會議地點。

　　是會議的重要背景環境，在安排會議時一定要盡量減少出錯的可能性。確保會議所有必要設備的正常使用，包括攝像機、電腦、投影儀等。為參會人員準備的茶水和茶點，以及會議桌旁美化環境的鮮花，都要精心安排，在商務會議策劃方案中要詳細體現。

　　4.安排會議接待。

　　由于參加商務會議的會員有時來自外部，安排舒適的住宿環境和便利的交通至關重要。而且為參加會議的會員提供班車服務，也能在很大程度上避免因交通問題造成的會議延誤。會議期間，接待人員要時刻保持緊張，以應對隨時可能發生的突發情況，盡可能將不利影響降到低。