在策劃活動時(shí)，工作時(shí)間表是一個信息指南。它使供應(yīng)商能夠理解你想要如何開展這項(xiàng)活動，并清楚地描述合同的具體內(nèi)容，并通過列出項(xiàng)目來顯示這一內(nèi)容，涵蓋了所有各方就運(yùn)營成本達(dá)成一致，以及如何安排你期望的方式，并與事件的風(fēng)格保持一致。

　　工作時(shí)間表可以保證一切由你決定，而不是你的供應(yīng)商。如果你的供應(yīng)商做出決定，他們會為他們選擇好的方式，但不一定對你好。活動策劃公司應(yīng)該如何應(yīng)對?

　　比如酒店一般都有帶甜點(diǎn)和咖啡的休息室，茶杯和杯架一般都是分開堆放的。也許你想把茶杯和茶盤結(jié)合起來，優(yōu)雅地?cái)[放，這樣客人就可以在不跑兩次的情況下，只用一次就能買到茶杯和茶盤。

　　為了保持優(yōu)雅的風(fēng)格，您還可以將糖、牛奶和奶昔放入銀器中，而不是塑料或紙袋，并在其旁邊放置一個垃圾桶，以便客人可以將包裝好的Lay放在桶中而不是桌子上。你也可以在每個盤子上放一個勺子，而不是一個塑料攪拌棒。

　　這些服務(wù)的要求必須事先明確，不能隨便處理。如果你喜歡使用方糖、紅糖或白糖，或者你同意在總成本中包含棒棒糖或巧克力勺，你可以在工作時(shí)間表中列出這些項(xiàng)目的數(shù)量、成本、外觀、位置，以及在吃飯或休息時(shí)提供咖啡和茶的具體時(shí)間。

　　餐巾的處理也是如此。我可以用餐巾紙嗎?你想怎么放餐巾?是否按照你的活動策劃風(fēng)格放置?當(dāng)酒店準(zhǔn)備報(bào)價(jià)和合同時(shí)，有必要提前通知他們，以便酒店能夠及時(shí)指示活動策劃公司支付額外費(fèi)用。

　　例如，人工成本、租金和特殊成本，所有這些詳細(xì)信息都必須清楚地反映在工作安排的任務(wù)清單上，以便酒店能夠安排工作人員進(jìn)行相關(guān)安排。上面提到的甜點(diǎn)和咖啡休息室的例子只是整個活動的一個微妙環(huán)節(jié)。如果這個微妙的鏈接擴(kuò)大一百萬次，那么計(jì)劃中必須準(zhǔn)備事件的原因就不言而喻了。